Sekretär*in (m/w/d)

Beschreibung

Die kreisfreie Stadt Wilhelmshaven sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

für das Sekretariat des Ersten Stadtrates im Fachbereich Kommunikation & Koordination.

Es handelt sich um eine unbefristete Beschäftigung in Vollzeit (39 Wochenstunden). Die Bezahlung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 *) des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD).

• Annahme aller im Büro des EStR und im Vorzimmer auflaufenden Angelegenheiten und Probleme; Koordination, Vermittlung, Weiterleitung, Unterrichtung des EStR
  
• Sichtung/Bearbeitung der Ein- und Ausgänge
  
• Führen des Terminkalenders, Terminkoordination
  
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen und Sitzungen
  
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Besucherinnen und Besuchern
  
• Weitergabe von Bitten, Aufträgen und Informationen des EStR an Mitarbeiter*innen und Außenstehende
  
• Überwachung der Wiedervorlagen, Rücksprachen und der Ausführung der Anweisungen des EStR
  
• Abwicklung der Korrespondenz und sonstiger Schreibarbeiten, auch nach Diktat
  
• Entgegennahme und Weiterleitung telefonischer und persönlicher Anregungen und Beschwerden
  
• Organisation von Dienstreisen
  
• Erledigung von Sonderaufgaben
  

Die Tätigkeit umfasst auch das Sekretariat einer Referatsleitung und des Fachbereichs Recht.

• 3-jährige Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, vergleichbare Kenntnisse durch mehrjährige Berufs- oder Sekretariatserfahrung
  
• Gute EDV-Kenntnisse und Praxiserfahrung in Office-Anwendungen insbesondere Outlook, Word und PowerPoint, Kenntnisse im Ratsinformationssystem (RIS) sowie in H+H Doppik wären von Vorteil
  
• Gute Umgangsformen und ein freundliches und gewandtes Auftreten
  
• Guter sprachlicher Ausdruck in Wort und Schrift
  
• Gute Organisationsfähigkeit, Eigenverantwortung und Belastbarkeit
  
• Fähigkeit, Vertrauen aufzubauen; Kundenorientierung
  
• Gesundheitliche Eignung für Bildschirmtätigkeit
  

*) Für die Dauer der Ausübung dieser Sekretariatstätigkeit erfolgt eine befristete übertarifliche 
 Eingruppierung in die EG 8 TVöD, die Grundgruppierung beträgt Entgeltgruppe 6 TVöD.

Die Aufgabe ist teilbar und teilzeitgeeignet. Eine ganztägige Besetzung muss gewährleistet sein (Jobsharing); zudem wird die Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (außerhalb der DV Gleitzeit) vorausgesetzt.

Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Im Interesse der beruflichen Gleichstellung werden Bewerbungen von Frauen begrüßt.

Wilhelmshaven ist Heimat von rund 79.000 Menschen. Der Stadt am Jadebusen kommt als Oberzentrum eine besondere Bedeutung in der Region zu – nicht nur wirtschaftlich, sondern auch kulturell. Zu den vielfältigen Angeboten gehören unter anderem die Kunsthalle, das Stadttheater sowie verschiedene Museen. Daneben ist die Stadt sowohl Standort der Jade Hochschule, als auch Außenstandort der Universität Oldenburg und hält vielfältige Angebote zur Freizeitgestaltung bereit.

Als Ansprechpartnerin für weitere Informationen steht Ihnen Frau Winkel-Fiedelak, Tel. 04421 / 16-1111, gerne zur Verfügung.

Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen senden Sie bitte unter Angabe der o.a. Kennziffer bis zum 14.07.2021 an die

Stadt Wilhelmshaven - Der Oberbürgermeister - Fachbereich Personalservice/11, Postfach 2653, 26363 Wilhelmshaven oder per E-Mail an: [Click Here to Email Your Resumé].