Assistent im Sekretariat der Referatsleitung (m/w/d)

Beschreibung

Können Sie sich mit unserem Motto „Stuttgart von Beruf“ identifizieren? Dann finden Sie bei der Landeshauptstadt Stuttgart ideale Entfaltungsmöglichkeiten!

Die Vielfalt unserer Berufsfelder spiegelt sich auch in unserer bunten Personalzusammensetzung wider. Bei uns sind alle Bewerber*innen gleich wertvoll und willkommen. Wir begrüßen außerdem Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Teilzeitarbeit ist auch auf Vollzeitstellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.

Wir suchen baldmöglichst einen Assistentin im Sekretariat der Referatsleitung im Referat Strategische Planung und Nachhaltige Mobilität der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.

Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.

Das Referat ist dem Geschäftskreis des Oberbürgermeisters zugeordnet und beschäftigt sich mit der gesamtstädtischen Planung, Koordination und Steuerung der Themenfelder Urbane Mobilität, Klimaschutz und Wohnen. Das Sekretariat besteht aus zwei Personen und arbeitet schwerpunktmäßig für die Leitung des Referats. Zudem werden auch Aufgaben für die Abteilungen, die Stabsstelle und Projektbereiche des Referats übernommen.

• Sekretariats- und Organisationstätigkeiten wie Terminorganisation von Sitzungen, Besprechungen und Veranstaltungen inklusive Vor- und Nachbereitung von Unterlagen sowie Planung und Organisation von Dienstreisen für das gesamte Referat
• Abwicklung des Publikums-, Telefon-, E-Mail- und Postverkehr
• Unterstützung bei der Verwaltung und Erstellung von Gemeinderatsdrucksachen, -Anträgen und Anfragen sowie Mitzeichnungen und Stellungnahmen
• zentrale Koordination für den Empfang von neuen Mitarbeiter*innen des Referats sowie Empfang und Betreuung von Gästen
• IT-Koordination für das Referat und Bearbeitung von Rechnungen
• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden aus der Bürgerschaft
• Unterstützung bei der vielfältigen Projektarbeit
• Übernahme von kurzfristigen Sonderaufgaben

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

• Ausbildungsabschluss als Verwaltungsfachangestellter, als KaufmannKauffrau für Büromanagement bzw. Fachangestellter für Bürokommunikation, als Verwaltungswirtin oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige Ausbildung
• langjährige (mindestens fünf Jahre) einschlägige Berufserfahrungen sowie Kenntnisse der Strukturen und organisatorischen Abläufe einer Großstadtverwaltung
• Interesse für die Themenfelder urbane Mobilität, Klimaschutz und Wohnen
• Versiertheit im Umgang mit den üblichen MS-Office-Programmen
• ausgeprägte kommunikative Kompetenzen und großes Organisationsgeschick, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie gute Englischkenntnisse
• eine hohe Einsatzbereitschaft und gesundes Selbstbewusstsein sowie ein sicheres Auftreten sowie einen selbstständigen, zügigen und strukturierten Arbeitsstil
• die Fähigkeit und Bereitschaft zur Zusammenarbeit in einem kleinen und engagierten Team
• ein Höchstmaß an Loyalität und Diskretion

• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
• die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• ein bezuschusstes ÖPNV-Ticket
• betriebliche Altersvorsorge
• vergünstigtes Mittagessen in unseren Betriebsrestaurants

Die Eingruppierung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen der Leiter des Referats Strategische Planung und Nachhaltige Mobilität, Herr Körner unter 0711 216-60756 oder Jetzt bewerben gerne zur Verfügung.

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 22.09.2022 an unser Online-Bewerberportal.

Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl BMA/0060/2022 an das Bürgermeisteramt der Landeshauptstadt Stuttgart, Rathauspassage 2, 70173 Stuttgart, senden.

Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.

www.stuttgart.de/stellenangebote