Assistenz der Hauptabteilungsleitung Zentrale Aufgaben (m/w/d)

Beschreibung

Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung, Abteilung Immobilien in Voll- oder Teilzeit eine

• Terminmanagement (Terminplanung, -koordination und -überwachung)
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Dienstreisen
• Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für die Hauptabteilungsleitung
• Führen von Statistiken, Urlaubs- und Abwesenheitsliste (z. B. Raumplanung, Bewirtung, Einladung etc.)
• Ansprechperson für interne und externe Anfragen an die Hauptabteilungsleitung
• Schnittstelle zwischen Fachabteilung und Geschäftsführung
• Veranstaltungsorganisation und Planung
• Inhaltliche Unterstützung der Hauptabteilungsleitung in anfallenden operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben
• Aufbereitung von Informationen zur Unterstützung von Entscheidungsprozessen
• Eigenverantwortliche Recherche im Internet und Onlineportalen zu Fachthemen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bevorzugt als Kauffrau/-mann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere mit PowerPoint, Word und Excel
• Erste Erfahrung mit SAP von Vorteil
• Anwenderkenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung)
• Anwenderkenntnisse im Umgang mit zeitgemäßen Kommunikationsmitteln (Video-, Telefonkonferenz)
• Diskretion, Loyalität sowie ein sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten verbunden mit vorbildlichen Umgangsformen
• Sehr ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Serviceorientierung und starke Belastbarkeit auch bei hohem Arbeitsvolumen
• Hohes Verständnis für Zeit- und Selbstmanagement sowie die Fähigkeit zum vernetzten Arbeiten, Denken und Handeln
• Sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen nach Absprache

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexible Arbeitszeiten
• Sinnstiftende Tätigkeit
• Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sicherheit im öffentlichen Dienst

Vergütung:

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 BG-AT vorbehaltlich einer endgültigen Stellenbewertung..

Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt. Die BG BAU hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sind daher insbesondere an Bewerbungen von Frauen interessiert.

Persönliche Vorstellungsgespräche führen wir vor Ort unter Einhaltung von Hygienemaßnahmen oder ggf. über videobasierte Tools (z. B. Skype for Business) durch.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Fachliche Ansprechpartner: Stefanie Gatchev, Tel.: 030 85781-506

Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess: Antje Böhm, Tel.: 030 85781-547

Bewerben Sie sich bis zum 6.Juni 2023 mit Ihren kompletten Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) direkt hier im System.