Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Immobilien

Beschreibung

Als Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft sorgen wir für Sicherheit und Gesundheit in der Baubranche. Wir helfen Unternehmen und Versicherten sichere Arbeitsbedingungen zu schaffen und kümmern uns, falls doch einmal etwas passiert.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir ab sofort für unsere Hauptverwaltung, Abteilung Immobilien in Voll- oder Teilzeit eine

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie auch Protokollführung bei z. B. Gremiensitzungen u. a. für den Bauausschuss etc.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen für die Abteilungsleitung
• Terminmanagement (Terminplanung, -koordination, und -überwachung)
• Führen, Kategorisierung und Verteilung der zentral auflaufenden Anfragen und Korrespondenz über das Sammelpostfach der Abteilung Immobilien
• Verantwortung und Durchführung von schriftlicher und telefonischer Korrespondenz
• Veranstaltungsorganisation und Planung
• Koordinierung der Rechnungsstellungen und Buchungen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bevorzugt als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
• Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, insbesondere mit PowerPoint, Word und Excel
• Erste Erfahrung mit SAP RE-FX von Vorteil
• Anwenderkenntnisse im Rechnungswesen, insbesondere bei den Themen Rechnungskontrolle und Rechnungslegung (Buchhaltung)
• Anwenderkenntnisse im Umgang mit Kommunikationsanlagen, Tendenz zu erweiterten Kenntnissen im Spektrum der Videokonferenzen wie bspw. Skype, Teams und anderen
• Sie erkennen interne und externe Bedarfe, Zusammenhänge und Abhängigkeiten vorausschauend/frühzeitig, fragen diese bei Bedarf aktiv nach und leiten Handlungsnotwendigkeiten ein
• Fähigkeit auch in Phasen hoher Intensität den Überblick zu behalten sowie eine proaktive Arbeitsweise
• Mittels Ihrer klaren und adressatengerechten Kommunikation stellen sie im vernetzten Arbeiten die Schnittstellen zu vor und nachgelagerten Prozessen sicher
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen nach Absprache

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Flexible Arbeitszeiten
• Sinnstiftende Tätigkeit
• Möglichkeiten zur Weiterbildung
• Sicherheit im öffentlichen Dienst

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 7 BG-AT.

Schwerbehinderte Bewerbende werden bei gleicher Eignung und Qualifikation besonders berücksichtigt. Die BG BAU hat sich die Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt. Wir sind daher insbesondere an Bewerbungen von Frauen interessiert.

Persönliche Vorstellungsgespräche führen wir vor Ort unter Einhaltung von Hygienemaßnahmen oder ggf. über videobasierte Tools (z. B. Skype for Business) durch.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Fachliche Ansprechpartner: Simone Saab, Tel.: 030 85781-542 oder Martin Tolkmitt, Tel.: 030 85781-831

Ansprechpartnerin in Bezug auf den Auswahlprozess: Antje Böhm, Tel.: 030 85781-547

Bewerben Sie sich bis zum 17. Mai 2023 mit Ihren kompletten Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Aus- und Weiterbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse etc.) direkt hier im System.